Management- en directieondersteuner
Zzp of detachering? Staat de opdracht beide toe, dan kies jij.
De opdracht
In het kort
- Je ondersteunt teammanagers en de directeur bij agendabeheer en ontzorgt bestuurders zodat zij ongestoord kunnen werken.
- Je werkt voor de gemeente Woerden binnen het domein Bedrijfsvoering en de directie van de organisatie.
- Je levert proactieve organisatorische ondersteuning met focus op complex agendabeheer en administratieve afhandeling.
Je ondersteunt tijdelijk de teammanagers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris van de gemeente Woerden in het domein Bedrijfsvoering. Je vervangt een medewerker die vertrekt en neemt taken over tijdens zwangerschapsverlof.
Wat je gaat doen
- Je voert volledig agendabeheer uit, inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten.
- Je beheert correspondentie en e-mails en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items.
- Je bereidt overleggen voor, neemt notulen op en beheert deze.
- Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties en ondersteunt bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
- Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden.
- Je werkt in zaaksystemen zoals Decos JOIN en codeert facturen.
- Je vervangt collega-managementondersteuners en werkt samen met teammanagers, de directeur en andere secretariaten.
Waar je terechtkomt
Je komt terecht in een dynamische gemeentelijke omgeving waar snel schakelen en proactief handelen belangrijk zijn. Je maakt deel uit van een team dat direct ondersteunt aan bestuurders en managers binnen Bedrijfsvoering. De werkzaamheden zijn integraal onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en vereisen nauwe samenwerking met interne stakeholders.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.
Wat je meebrengt
- Je beheert agenda’s volledig en proactief, stemt vergaderlocaties en faciliteiten af en legt verbanden tussen e-mails en agenda-items.
- Je beheert correspondentie en e-mail.
- Je bereidt overleggen voor en verzorgt de notulering.
- Je beheert en handelt (personeels)administratie af in zaaksystemen, zoals Decos JOIN.
- Je ondersteunt bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers.
- Je verzorgt vakantie- en afwezigheidsregistraties en codeert facturen.
- Je organiseert teamdagen en representatieve aangelegenheden.
- Je werkt samen met collega-managementondersteuners en vervangt elkaar waar nodig.
- Je handelt proactief en werkt oplossingsgericht.
- Je kunt snel schakelen in een dynamische gemeentelijke omgeving.
- Je hebt kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen.
- Je gebruikt Office 365, Teams en iBabs routinematig en efficiënt.
Praktisch
- Wij dienen je uiterlijk 17 nov 2026 in bij de opdrachtgever